政府采購是打印機(jī)的重要市場，與其他市場不同，政府采購用戶不僅注重質(zhì)量、技術(shù)、服務(wù)，還有重視政府的引導(dǎo)作用，比如對環(huán)保節(jié)能、信息安全等問題的關(guān)注。
從2003年開始，中國政府采購市場對于辦公設(shè)備采購出臺了多項(xiàng)舉措， 其中影響最為深遠(yuǎn)的無疑是要求節(jié)約財(cái)政性資金和環(huán)保節(jié)能采購制度， 還有近期正在大規(guī)模推行的批量集中采購的嘗試。而幾乎每一項(xiàng)新策的出臺， 都給打印機(jī)行業(yè)帶來了變革的契機(jī)， 也給打印機(jī)采購的理念帶來了沖擊。
目前最受打印機(jī)廠商關(guān)注的事，無疑是政府采購領(lǐng)域今后 90%以上的打印機(jī)實(shí)行批量集中采購，這 將促使 IT類采購由單純的價(jià)格競爭逐漸轉(zhuǎn)向價(jià)格服務(wù)雙競爭。批量集中采購對于供應(yīng)商提出的要求不僅在產(chǎn)品端，而且包括技術(shù)、服務(wù)等綜合實(shí)力。
對于政府采購打印機(jī)的特點(diǎn)，中央國家機(jī)關(guān)政府采購中心的工作人員表示，不同用戶對打印機(jī)的需求是不一樣的，很難指出政府采購打印機(jī)有什么明顯的、統(tǒng)一的特點(diǎn)。比如教育用戶，主要考慮的是價(jià)格和使用成本，而稅務(wù)等窗口行業(yè)更多的是關(guān)注產(chǎn)品的穩(wěn)定性、高打印負(fù)荷等。但有兩個(gè)趨勢是很明顯的：一是節(jié)能環(huán)保意識增強(qiáng)，二 是比以前更加關(guān)注總體使用成本。
節(jié)能貫穿打印全過程
對于很多采購人來說，節(jié)能環(huán)保就等于購買節(jié)能清單內(nèi)產(chǎn)品，而事實(shí)并非如此簡單。節(jié)能體現(xiàn)在購買、使用、管 理等各個(gè)環(huán)節(jié)。
一人一臺桌面打印機(jī)，打印機(jī)和工作人員一樣多;缺乏打印和復(fù)印的集中控制;各種型號、各種功能的打印機(jī)在辦公區(qū)域無序分布…… 這是目前政府辦公樓里的常見景象。這種狀況帶來的是設(shè)備和能耗的浪費(fèi)，造 成維護(hù)管理復(fù)雜。只有整合并標(biāo)準(zhǔn)化節(jié)能型設(shè)備，才能節(jié)省更多能源和資金。
如何才能真正實(shí)現(xiàn)節(jié)能?對于政府用戶來說，在進(jìn)行設(shè)備采購時(shí)，應(yīng) 當(dāng)更多地從部門架構(gòu)和人員情況出發(fā)，在一定規(guī)模的部門考慮使用端打印機(jī)，或者是多功能一體機(jī)。與類似的獨(dú)立打印、傳真和復(fù)印設(shè)備相比，多功能一體機(jī)的能源和耗材消耗量更低。在 使用中，設(shè) 置睡眠和喚醒模式，以節(jié)省電力。
美國能源部數(shù)據(jù)顯示，僅通過晚上和周末關(guān)閉設(shè)備可節(jié)省高達(dá)66%的打印與成像成本。而使用一臺高端打印機(jī)代替多臺低端打印機(jī)，帶 來的不僅是能耗上的降低，對于辦公空間的占用也顯著減少。
雙面打印功能的使用也是節(jié)能的一項(xiàng)重要措施，設(shè)置自動(dòng)雙面打印功能可以顯著減少浪費(fèi)。根據(jù)打印廠商惠普的測試顯示，切換到雙面打印能夠使總體紙張用量減少25%，而另一項(xiàng)分析預(yù)計(jì)，減少的數(shù)量可達(dá)20%~36%。同時(shí)，采 用用戶驗(yàn)證方法的PIN 碼打印和抓取打印功能可減少重印成本和浪費(fèi)。
引入總體使用成本概念
打印機(jī)并不是一次投入終身使用的設(shè)備，在 使用過程中所消耗的耗材、產(chǎn)生的維修管理費(fèi)用很有可能超過設(shè)備本身的價(jià)值。因此，要節(jié)約財(cái)政資金，做“精明”采購人，必須考慮總體使用成本。
事實(shí)上，在 信息化建設(shè)中，成本問題日益凸現(xiàn)，總體使用成本已成為采購的核心概念。從用戶的角度出發(fā)，不僅要關(guān)注產(chǎn)品購買時(shí)付出的成本，更加關(guān)注日常使用成本、培訓(xùn)成本、維護(hù)成本以及處理危機(jī)所損失的利益，總體使用成本即代表這些所有成本的總和。
政府用戶的IT采購量巨大，同時(shí)其持續(xù)使用和日常維護(hù)中消耗的成本也十分驚人，總體使用成本成為不得不考慮的一個(gè)問題。
文印架構(gòu)工程師指出，事實(shí)上，大多數(shù)用戶并不了解其總體打印與成像成本。許多用戶雖然了解硬件購置和耗材補(bǔ)充方面的成本，但對于監(jiān)控和持續(xù)管理、最終用戶效率、生命周期管理以及工作流程改進(jìn)有關(guān)的軟成本卻一無所知。而且，大多數(shù)企業(yè)并未制定包含打印與成像系統(tǒng)管理在內(nèi)的IT 架構(gòu)管理綜合戰(zhàn)略，沒有將打印與成像納入總體基礎(chǔ)架構(gòu)改進(jìn)計(jì)劃。而只有對整個(gè)打印與成像網(wǎng)絡(luò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能保障整個(gè)文印系統(tǒng)高效、節(jié)能。
優(yōu)化基礎(chǔ)架構(gòu)的優(yōu)勢包括：通過縮減維護(hù)、資源和耗材支出降低總體成本;借助高度可靠、易于維護(hù)且高效安全的基礎(chǔ)架構(gòu)降低成本。通過有效的文印管理，還能減少停機(jī)時(shí)間可，保證打印與成像環(huán)境的可用性和穩(wěn)定性，簡化設(shè)備與耗材的管理和監(jiān)控流程。
“在采購的時(shí)候，不是考慮需要買一臺或是兩臺機(jī)器，而 是從整個(gè)部門、整個(gè)系統(tǒng)的角度考慮采用什么樣的文印解決方案。這個(gè)方案包括需要的設(shè)備、管理設(shè)備的軟件以專業(yè)人員的服務(wù)等等。這樣整體考慮，對降低成本、提 高效率十分有益。”打印行業(yè)工程師介紹。
通過專業(yè)軟件管理確保打印安全
隨著越來越多的敏感信息開始電子化，打印輸出過程中信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)大大增加。特別是共享和網(wǎng)絡(luò)打印的快速普及，在給用戶帶來便捷體驗(yàn)的同時(shí)，也對政務(wù)信息安全提出了空前嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。對于政府辦公來說，安全無疑是最重要的問題。然而在實(shí)際工作中，政府機(jī)關(guān)中的文印管理仍存在著漏洞，比如打印機(jī)管理長期處于分散狀態(tài)、打印設(shè)備缺少管理、對文印信息的安全缺乏管理。
“一些敏感數(shù)據(jù)和文件既需要打印，又不想任何無關(guān)的人看到這些打印件，以前我們?yōu)榇藢ｉT設(shè)置機(jī)密打印室，需要打印的時(shí)候，都要提交打印申請，非 常麻煩。”這是不少采購人面臨的問題，安全與效率難兩全。
實(shí)際上，這 樣的問題早有解決方案。據(jù)工程師介紹，借助 PIN 碼打印技術(shù)就可以輕松解決問題。用戶在打印機(jī)密文檔時(shí)，可設(shè)置安全PIN 碼，文檔傳輸?shù)酱蛴C(jī)后只有用戶在打印機(jī)控制面板上輸入相應(yīng) PIN碼后才會(huì)輸出。在 日常工作中，這種PIN碼設(shè)置，不 僅能有效保護(hù)機(jī)密數(shù)據(jù)安全，還能有效防止文檔被別人拿走、放錯(cuò)地方或扔掉而重復(fù)打印造成的浪費(fèi)。
而借助打印管理軟件的打印權(quán)限設(shè)置功能，IT 管理員可輕松進(jìn)行每臺設(shè)備的訪問權(quán)限設(shè)置，只有被賦予訪問權(quán)限者才能通過該打印機(jī)進(jìn)行文檔輸出，保證了各部門內(nèi)部信息不通過文印設(shè)備外泄。
打印設(shè)備的采購是一個(gè)長期的話題，也是一個(gè)不斷變化的話題。對于采購人來說，改變“ 缺設(shè)備，買設(shè)備”的觀念，從基礎(chǔ)架構(gòu)層面把握整體需求，關(guān)注整體使用成本，才能更好地實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定高效、節(jié)能環(huán)保、保障安全的目的。
